Как провести аудит документов по охране труда?

Аудиторский контроль документации на предприятии

Проведение внутрифирменных аудиторских проверок документов по охране труда направлено на выявление работоспособности системы обеспечения безопасной трудовой деятельности.

Результатом аудита рассматриваются следующие возможности:

• получение достоверных сведений о состоянии компании в вопросах охраны труда;
• систематизация информации о нарушениях требований безопасности труда;
• отчетность перед инвесторами и акционерами о результативности работы компании по обеспечению приемлемых условий труда.

Классификация видов внутреннего аудита

Аудит документации по охране труда проводят в плановом режиме 1-2 раза в год, исходя из специфики деятельности компании. По инициативе акционеров/инвесторов в связи со снижением уровня доверия руководству, аудит проводится во внеплановом (внезапном) формате.

Вид внутреннего аудита определяется количеством оцениваемых объектов:

• Оперативный внеплановый аудит. Цель – сбор сведений для устранения нарушения требований охраны труда в оперативном режиме. Проводится специалистами структурных подразделений по охране труда.
• Целевой аудит. Цель – сбор сведений, адресно относящихся к конкретному исследуемому объекту. Проводится сотрудниками аудиторской службы по представлению руководителя.
• Комплексный плановый аудит. Цель – сбор всесторонней, полной информации о состоянии охраны труда в организации. Проводится комиссией, в которой представлены специалисты служб охраны труда, аудита, иных структурных подразделений, функционально связанных с вопросами охраны труда.

Порядок проведения внутреннего аудита

Проведение аудиторских мероприятий имеет внутреннюю логику, которую полезно определить для управленческих работников, специалистов службы охраны труда и сотрудников, проводящих аудиторские проверки.

Этап разработки Стандарта внутреннего аудита

Стандарт проведения внутреннего аудита – локальный нормативный акт, регламентирующий базовые принципы аудиторских проверок системы охраны труда на предприятии. Документ разрабатывается работодателем в соответствии с внутрифирменными интересами, не противоречащими нормам федерального законодательства.

Рекомендуемая структура Стандарта:

• персональная ответственность и роли участников внутреннего аудита;
• подготовительные мероприятия к аудиторской проверке;
• план проведения аудита;
• форма отчетности о результатах внутреннего аудита;
• тип регистрации результирующего отчета;
• мероприятия корректирующего характера по выявленным проблемам в ходе аудиторской проверки.

Этап определения объектов аудиторского контроля

Проведение аудиторской проверки требует уточнения, какие элементы системы охраны труда целесообразно подвергнуть контролю. Процесс проверки реализуется в случае выявления условий, потенциально угрожающих безопасности труда. Таким образом, в ходе аудита проверяются следующие составляющие системы охраны труда:

• документация, регламентирующая деятельность по охране труда на предприятии (наличие и корректность содержания);
• сформированность компетенций персонала по вопросам охраны труда (прохождение обучения, инструктажей);
• система индивидуальной защиты в случае возникновения угрозы травмирования работника из-за психологической, механической, химической, пожарной, взрывной опасности;
• средства общей безопасности труда на предприятии (защита от пожаров, взрывов, затопления, отравления и т.п.), навыки действий работников в условиях чрезвычайных ситуаций.

Этап формирования программы внутреннего аудита

Разработкой программы аудиторского контроля занимается комиссия, включающая в свой состав специалистов служб предприятия, деятельность которых связана с безопасностью труда.

Определение задач, решаемых в процессе проведения аудиторской проверки, отразится в следующих позициях плана:

• область аудиторского контроля и объекты проверки;
• целевое направление аудита;
• временные границы аудиторского контроля;
• состав участников проверки (в группу включаются, в т.ч., привлеченные специалисты экспертного уровня из других организаций);
• виды документов, нормы которых планируется проверять в ходе аудита;
• срок представления результирующего аудиторского отчета;
• перечень должностных лиц, которым предоставляется копия отчета о результатах внутренней аудиторской проверки.

Разработка программ аудита позволяет комплексно (единой программой) или адресно (по каждому целевому объекту) планировать контрольные мероприятия.

При определении численности участников аудиторской проверки, в группу целесообразно включать специалистов с учетом объема выполняемых задач, в зависимости от количества проверяемых документов, объектов, информации и т.п.

Предварительное распределение обязанностей в группе между аудиторами позволит оптимизировать временные, квалификационные, эмоциональные затраты в ходе контроля. В аудиторскую группу предусмотрено включение наблюдателей, задачами которых определено: сопровождение, обеспечение, уточнение сведений, защита аудиторов.

Этап нормативного оформления готовности к аудиту

Издание приказа, распоряжения о проведении внутренней аудиторской проверки сигнализирует о завершении подготовительных мероприятий к аудиту и началу его активной фазы.

В случае проведения аудиторских проверок по отдельным структурным подразделениям, оповещение руководителей о предстоящих контрольных мероприятиях осуществляется за 10 дней до начала.

Этап предоставления аудиторам необходимых документов

Перед началом внутреннего аудита группе проверяющих необходимо предоставить необходимую для аудита документацию. Основные задачи, решаемые на этапе документальной подготовки:

• ознакомиться с регламентами охраны труда на предприятии;
• выявить и ознакомиться с правовой документацией, нормы которой учитываются в выбранной области аудита (локальные нормативные акты, документы по технологическим процессам и т.п.);
• разработать контрольные формы, листы (систематизация проверяемой информации).

Этап непосредственного проведения внутреннего аудита

Активная стадия аудиторской проверки предполагает прямое участие группы аудиторов в сборе данных, проведении опросов, интервью сотрудников, анализе собранных сведений, наблюдении, контроле и оценке документов.

Основная цель внутреннего аудита – сбор и обобщение информации, отвечающей требованиям достоверности, комплексности и объективности.

Эффективность аудиторской проверки зависит от следующих факторов:

• выделение оптимального ресурса времени на проверочные мероприятия;
• отсутствие конфликта интересов аудиторов с проверяемыми;
• адекватность сотрудников, что позволяет получать реальную, неискаженную информацию о состоянии охраны труда на предприятии.

Этап подготовки результирующего отчета

По результатам внутренней аудиторской проверки необходимо подготовить отчет, включающий протоколы выявленных несоответствий требованиям охраны труда.

Типичные проблемы в ходе внутреннего аудита документов по охране труда на предприятии:

• регулярное нарушение сроков обучения, повышения квалификации персонала по вопросам охраны труда;
• недостаточность знаний в области охраны труда у линейных руководителей подразделений организации;
• нарушения в оформлении протоколов проверки знаний при обучении на местах;
• отсутствие подтверждений уровня освоения знаний по охране труда (удостоверений) руководителями и специалистами организации и т.п.

При фиксировании обнаруженных нарушений необходимо указывать место и время выявления проблемы, суть несоответствия требованиям, уровень значимости (влияние на травматизм). В протоколе указывается документ, нормы которого нарушены.

Структура отчета не регламентирована централизованными нормативными актами, поэтому работодатель имеет право на свое усмотрение определять форму результирующего отчета.

Этап подведения итогов внутреннего аудита

В результате внутренних проверочных мероприятий выявляются проблемы, решение которых важно, прежде всего, самой организации. Поэтому после проведения аудита целесообразно организовать итоговую встречу всех заинтересованных лиц (аудиторов, руководителей подразделений, ответственных лиц и т.п.).

Обсуждение результатов и выявленных проблем направлено на определение причинно-следственных связей возникновения рисков охраны труда. По итогам встречи необходимо наметить план корректирующих мероприятий для предотвращения нарушений впредь. На основе сформированного плана определяются ответственные лица и сроки исполнения.

Этап устранения несоответствий по результатам аудита

В целях обеспечения безопасных условий труда, выявленные в ходе внутреннего аудита несоответствия необходимо устранить по истечении месячного срока. Но продлить период действия корректирующих мероприятий можно в следующих случаях:

• необходимость выполнения значительного объема работ;
• целесообразность привлечения высококвалифицированных специалистов экспертного уровня, поиск которых требует дополнительного времени;
• объективная необходимость дополнительных финансовых вложений для обеспечения соответствия требованиям безопасности труда и т.п.

Этап регистрации материалов аудиторской проверки

Официальным окончанием внутреннего аудита рассматривается регистрация материалов в реестре аудиторов организации. В рамках Стандарта внутреннего аудита для системы охраны труда утверждается форма реестра, в который целесообразно включить следующие материалы:

• программа проведения внутреннего аудита;
• график аудиторской проверки;
• подтверждение уведомления руководителей подразделений, в отношении которых проводились проверочные мероприятия;
• результирующий аудиторский отчет;
• заполненные контрольные формы/листы;
• план корректирующих мер по устранению несоответствий.

Внутренний аудит документов охраны труда проводится, прежде всего, в интересах сотрудников организации. Снижение травматизма, повышение уровня безопасности жизни и здоровья сотрудников при выполнении трудовых функций – результат регулярного контроля соответствия требованиям безопасности. Внутренний аудит рассматривается и как подготовка к внешним проверкам, санкции по результатам которых значительно выше, чем по внутреннему контролю.